前回までで、主な勘定科目の説明と仕訳方法を見てきました。
今回は、仕訳をした後、どのように会計帳簿に記入されていくのか、その流れを見てみたいと思います。

 

1.簿記の全体的な流れ

(1)帳簿の種類

簿記で使われる「帳簿」には大きく分けて次の2種類があります。

 

①主要簿

ⅰ)仕訳帳
発生した取引の仕訳を記入する帳簿です。
発生した順に(日付順に)記入します。

ⅱ)総勘定元帳
勘定科目ごとに集計を取れるようにした帳簿です。
すべての勘定科目のページが揃えられています。
各勘定科目のページの中は、日付順に記入されます。

 

②補助簿

ⅰ)現金出納帳:現金の入出金を記録する帳簿

ⅱ)預金出納帳:普通預金等の入出金を記録する帳簿

ⅲ)小口現金出納帳:小口現金の入出金を記録する帳簿

ⅳ)未収金元帳:未収金の発生、消滅を記録する帳簿

ⅴ)未払金元帳:未払金の発生、消滅を記録する帳簿

ⅵ)会費管理台帳:会員会費の納入状況を記録する帳簿

ⅶ)寄付金管理台帳:寄付金の納入状況を記録する帳簿

ⅷ)仮払金管理台帳:仮払金の発生、消滅を記録する帳簿  など

 

ここでは、主要簿を使って、簿記の基本的な流れを説明します。

 

(2)簿記の流れ(簿記一巡の流れ)

①まず、取引が発生したら仕訳を考えて仕訳帳に記入します。(または会計ソフト入力)

②仕訳帳に記入された仕訳を総勘定元帳に書き移します。これを「転記」といいます。

③期中では、上の①と②を毎日繰り返し行います。

④一定期間ごとに総勘定元帳の各勘定科目の借方と貸方の合計を「試算表」に集計します。
※少なくとも期末には必ず作成します。

⑤試算表の借方合計と貸方合計が一致し、転記が正しいことが検証します。

⑥決算になったら、財務諸表作成のための準備・整理作業を行います。

⑦総勘定元帳を締め切ります。

⑧財務諸表(貸借対照表、活動計算書)を作成します。

 

(3)仕訳帳から総勘定元帳への流れの例

今回は、①から③を具体的に見ていきましょう。

 

 

①上記の取引を仕訳します。

 

※慣れてきたら、①は頭の中で考えて、いきなり②で記入をします。

 

②仕訳帳に記入します。

 

仕訳帳(手書き帳簿の場合)

 

仕訳帳(会計ソフト場合・伝票形式)

 

 

<ポイント>

取引から仕訳を考えたら、それを仕訳帳(または会計ソフトの仕訳画面)に記入します。
これ自体は、今まで練習してきた方法とほとんど変わりません。
手書きの仕訳帳の場合には、いくつかのルールがありますが、現代では会計ソフトへの入力が主流なので、ここでは、細かい説明は割愛します。ただ、上記の仕訳帳を眺めて、「こんな風に書くのか~」と思っていてくださるだけで結構です。

 

③総勘定元帳に転記します。

 

注)上記の総勘定元帳は簡略化されたものであり、この形式を「T字勘定」、「Tフォーム」などと呼びます。

<ポイント>

仕訳帳から総勘定元帳への転記も、現代では会計ソフトで自動的に行われることから、簿記の知識のない場合は、その部分がブラックボックスになっており、何か誤りがあっても、気づくのが遅くなることがあります。
そこで、ここでは、転記がどのように行われているかを見ることにより、万一、会計ソフト中で誤りがあった場合、迅速にそれを見つけて対処できるようになっていただきたいと思います。

 

2.総勘定元帳への転記の手順

仕訳帳から総勘定元帳への転記方法は、手書きの場合、次の順序で行われます。

 

<手順1>

仕訳の借方(左側)に記入されている勘定科目を見て、総勘定元帳にある同じ勘定科目のページを探します。

 

<手順2>

仕訳で借方(左側)に記入されている勘定科目を見て、総勘定元帳にある同じ勘定科目のページの借方(左側)に必要事項を記入します。これを「転記」といいます。

例)仕訳では借方(左側)に「現金」が記入されているので、総勘定元帳の「現金」のページの借方(左側)に次の項目を記入します。

 

ⅰ)日付:ここでは4/1

ⅱ)相手勘定科目:相手というのは、「現金」勘定から見て仕訳の相手科目という意味です。ここでは、相手は貸方(右側)に記入されている「受取寄付金」になります。
なお、例題5/1の備品購入を見ると、貸方(右側)に勘定科目が複数(この場合は2つ)ありますが、このときの「備品」勘定に記入する相手勘定科目欄には、すべての相手勘定科目を書く代わりに、「諸口(しょくち)」という言葉(勘定科目ではない。)を記入します。「諸口」とは、複数の勘定科目があるという意味であると考えておいていただければ結構です。

ⅲ)金額:ここでの金額は「現金」の金額で、「現金」が借方(左側)にあるので借方(左側)に記入されている金額です。ここでは、500,000円です。

 

下記が上記の仕訳の転記が完成した総勘定元帳の現金のページです。

 

<手順3>

続いて、同じ仕訳の反対側、貸方(右側)に記入されている勘定科目を見て、総勘定元帳にある同じ勘定科目のページの貸方(右側)に必要事項を記入します。

例)仕訳では貸方(右側)に「受取寄付金」が記入されているので、総勘定元帳の「受取寄付金」のページの貸方(右側)に、手順2と同様の項目を記入します。

 

下記が上記の仕訳の転記が完成した総勘定元帳の受取寄付金のページです。

 

<ポイント>

ここで注意すべきは、例えば、総勘定元帳の現金のページに記入される項目のうち、金額は、仕訳で「現金」と同じ借方(左側)に記入されていた金額500,000円ですが、勘定科目は、相手勘定科目(上記の例でいうと「受取寄付金」)なのであって、決して「現金」ではないということです。

初めて転記作業を練習した方の中には、この「現金」を同じ「現金」のページに記入される方が多いので注意をしてください。

なぜ、そういう間違いをするかというと、はじめに総勘定元帳の勘定科目を探す際に借方(左側)の「現金」を見ており、金額もやはり借方(左側)の金額500,000円を見ているので、つい、相手勘定科目も借方(左側)に記入されているものを見てしまうからだと考えられます。
下記に図解してみます。

 

 

①仕訳の借方(左側)の「現金」を見て、総勘定元帳の「現金」のページを探す。

②仕訳で「現金」が借方(左側)に記入されていたので、日付、金額は借方(左側)に記入します。

③仕訳で「現金」の相手勘定科目である「受取寄付金」を見て、これを総勘定元帳の「現金」の借方(左側)に記入します。ここで、間違わないよう注意します。

 

<手順4>

上記の手順1から3を繰り返しながら、すべての仕訳を総勘定元帳に転記します。これで、転記が完成します。

 

3.総勘定元帳の残高

総勘定元帳への転記が済むと、その勘定科目の残高、つまり、その勘定科目のプラスとマイナスの差額の残高が分かります。これを「帳簿残高」といいます。
では、どのようにして帳簿残高を計算するかというと、今まで学んできましたように、各勘定科目は、グループごとに借方(左側)がプラスだったり、貸方(右側)がプラスだったりします。それを念頭において、プラス・マイナスの計算を行います。

 

次に例を用いて説明します。

①まず、「現金」の場合は、資産グループなので、借方(左側)がプラス、貸方(右側)がマイナスであることを思い出してください。

②上記を念頭に、借方(左側)にある金額を合計し、借方合計を出します。
下記の総勘定元帳の「現金」の場合は、借方合計は、500,000円+5,000円=505,000円です。

③次に、貸方(右側)にある金額を傍系し、貸方合計を出します。
下記の総勘定元帳の「現金」の場合は、貸方合計は、150,000円+2,000円=152,000円です。

④最後に、借方合計から貸方合計を差し引きます。これが「帳簿残高」です。
下記の総勘定元帳の「現金」の場合は、505,000円-52,000円=453,000円が帳簿残高で、その残高は借方(左側)に残るので、これを借方残高といいます。

 

 

ちなみに、原則として、帳簿残高はマイナスにはなりませんので注意してください。
借方合計から貸方合計を差し引くか、またはその逆かは、その勘定科目のグループによって決まりますので、どの勘定科目がどのグループに属するか覚えきれていない場合は、第3回、第4回のテキストをよく復習しておいてください。

そして、この帳簿残高をすべての勘定科目について計算して作成した表が「試算表」と呼ばれるものです。試算表については、次回見ていくこととしましょう。

次は、今回学んだところについて、問題練習(テキスト第14回分)をしてみましょう。