前回は、仕訳後の会計帳簿の記入の流れを見てきました。今回は、会計帳簿、特に総勘定元帳を集計して、正しく転記が行われているかを検証する「試算表」の作成を見ていきます。なお、試算表は、Trial Balance(略してT/B)とも言われています。

 

1.試算表とは

(1)試算表とは

今まで、期中の処理について学んできました。
期中では、日々生じる取引を「仕訳」し、それを「総勘定元帳」に転記する作業をしています。
そして、期末(決算日)になると、総勘定元帳の金額を集計し、それにいろいろな修正を加えて、最終的に「活動計算書」と「貸借対照表」といった財務諸表を作成します。この一連の作業を「決算」といいます。
しかし、もし、仕訳から総勘定元帳への転記にミスがあると、それ以降の決算が上手く行かなくなり、財務諸表の作成ができなくなる恐れがあります。そこで、事前に総勘定元帳にミスが無いかをチェックする必要が出てきますが、そのチェックのために作成されるのが「試算表」です。

なお、「試算表」作成の本来の意義は、上記のとおりなのですが、現代では、会計ソフトにより経理処理が行われることが多く、その場合、仕訳から総勘定元帳への転記に誤りは起こりえず、したがって、「試算表」も自動的に作成されることから、本来の「転記ミスがないか検証する」という意味は失われ、総勘定元帳の金額(帳簿残高など)を一覧できる表として使われています。
その利用方法としては、内部的には、資産、負債、収益、費用の総額や残高を一覧して内容をチェックすること、外部的には、融資先(銀行など)から当期の動きを確認するため提出を要求されたりすること、などがあります。

 

(2)試算表の種類

試算表は、総勘定元帳のそれぞれの勘定科目の借方、貸方の合計や残高を集計して作成されます。そこで、その集計の仕方によって次の3種類の試算表があります。

 

①合計試算表:各勘定の借方合計と貸方合計を集計した表

②残高試算表:各勘定の借方合計と貸方合計の差し引きをした残高を集計した表

③合計残高試算表:合計試算表と残高試算表を一つにまとめた表

 

ここでは、次の総勘定元帳の「現金」勘定の残高を3つの試算表に記載する例を見てみます。

例:総勘定元帳の「現金」勘定

 

※上の勘定の借方と貸方の箱は、金額の大きさを表しています。

 

①合計試算表
上記の総勘定元帳の「現金」の借方合計と貸方合計を記載した表です。

 

②残高試算表
上記の総勘定元帳の「現金」の借方残高を記載した表です。

 

③合計残高試算表
上記の総勘定元帳の「現金」の借方合計、貸方合計、そしてその差額である借方残高を記載した表です。

 

なお、3つの試算表の形(スタイル)は、ひとつの例ですので、会計ソフトなどでは、また別のスタイルがあることは知っておいてください。

 

(3)検証の限界

もともと、仕訳は借方と貸方の金額を一致させています。転記は、その仕訳をそのまま総勘定元帳に書き移すだけなので、総勘定元帳の借方の総合計と貸方の総合計、そして、借方残高の総合計と貸方残高の総合計は、必ず一致します。(貸借一致の原則)
このことを利用して、試算表の貸借が一致するかを調べて、転記ミスがあるかどうかを検証しているのです。
しかし、次のような誤りがあった場合は、試算表だけでは発見できないので、注意が必要です。この注意点は、会計ソフトを利用している場合も同じです。

 

①貸借の金額を同額で誤記入した場合

②仕訳を貸借逆にして記入した場合

③そもそも、取引があったのに仕訳をしなかった場合など

 

今回の講座では、試算表の意味とその内容を理解していただければ十分です。実務では、ほとんどパソコンの会計ソフトで試算表は瞬時に出来上がるので、その見方が分かるようになることが重要です。

今回は、いつも行っている問題練習はありませんので、この回の復習は、テキスト本文をよく読み返していただくことといたします。